1.4 Wysyłanie faktury na e-mail

Aplikacja maszfakture.pl posiada wbudowaną funkcję pozwalającą na przesłanie wystawionej dla kontrahenta faktury VAT na adres poczty elektronicznej. Aby tego dokonać, należy postępować zgodnie z poniższą procedurą:

• • Wybranie faktury

W pierwszej kolejności musimy wybrać z listy fakturę, którą chcemy przesłać na adres e-mail kontrahenta. Po kliknięciu na wybrany dokument po lewej stronie okna aplikacji zostanie wyświetlony podgląd, zgodnie z poniższą grafiką.

• • Wyślij dokument na adres email

Następny krok to kliknięcie w przycisk Wyślij dokument na adres email, znajdujący się w prawym dolnym rogu okna podglądu faktury tak, jak widać poniżej:

• • Wybranie odpowiedniego odbiorcy

Po kliknięciu w przycisk na ekranie pojawi się menu z wyborem, do kogo ma zostać wysłana faktura: do kontrahenta czy do biura księgowego.

• • Okno Wyślij faktury e-mailem

Po wybraniu odpowiedniego odbiorcy na okranie pojawi się okno [Wyślij faktury e-mailem], które będzie miało wprowadzony email kontrahenta (pobrany automatycznie z kartoteki), temat oraz treść wiadomości. W sekcji Załączniki (po prawej stronie okna) dodana zostanie faktura w formacie *.pdf. W celu wysłania faktury należy kliknąć przycisk [Wyślij].

• • Okno Status

Po kliknięciu przycisku wyślij na ekranie pojawi się okno informujące o poprawnym wysłaniu wiadomości do zdefiniowanego odbiorcy.

• • Zmiana statusów

Po poprawnym przesłaniu wiadomości e-mail w oknie głównym aplikacji maszfakture.pl ulegnie zmianie ikona statusu z na w kolumnie E-mail (kontrahent). W przykładzie wysyłaliśmy wiadomość z fakturą do kontrahenta. Jeśli wybralibyśmy biuro księgowe, to zmieniłby się status w kolumnie E-mail (księgowość). W kolumnie Data wysłania do kontrahenta wyświetla się dokładna data i godzina wysłania faktury. Analogicznie – kolumna Data wysłania do księgowości wyświetla datę i godzinę przesłania faktury do biura księgowego.