3.1.1 Wyrażenie zgody na obustronną wymianę e-faktur

Wyrażenie zgody na obustronną wymianę e-faktur (tzw. relacja zaufania) jest ważnym elementem systemu maszfakture.pl, gdyż określa poziomy relacji między nami, a kontrahentami. Determinują one sposób wymiany dokumentów w systemie. Podstawowe informacje na ten temat znajdziemy w menu [Kontrahenci]. Lista w prosty sposób przedstawia informacje na temat:

• stanu rejestracji w maszfakture.pl
• stanu akceptacji otrzymywania faktur sprzedaży
• stanu automatycznego wysyłania faktur sprzedaży
• stanu akceptacji otrzymywania faktur zakupu
• stanu automatycznego wysyłania faktur zakupu

Aby w pełni korzystać z możliwości systemu maszfakture.pl, obie strony muszą być zarejestrowane w maszfakture.pl. Poniższa grafika prezentuje wygląd listy [Kontrahenci].

W celu ustalenia relacji z kontrahentem, należy postępować według poniższej procedury:

• Wybór odpowiedniego kontrahenta

Po wybraniu interesującej nas pozycji na liście, po prawej stronie okna aplikacji pojawi się boczny panel z informacjami na temat wybranego kontrahenta. Na dole znajdują się stosowne opcje dla faktur sprzedaży (tj. [Prośba o zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych]) oraz faktur zakupu (tj. [Akceptacja otrzymywania faktur elektronicznych]). Kliknięcie przycisku [Wyślij] spowoduje przesłanie prośby do kontrahenta.

Istnieje również możliwość wysłania próśb do kilku/kilkunastu kontrahentów jednocześnie, co przedstawia poniższa grafika. W celu prawidłowo wysłanej prośby oraz zgody na otrzymywanie faktur zakupu od zaznaczonych kontrahentów, należy zaznaczyć [Wnioskuj o zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych przez tych kontrahentów od Ciebie] oraz [Akceptuj otrzymywanie faktur elektronicznych od tych kontrahentów] i kliknij przycisk [Wyślij].

Jeśli spróbujemy wysłać fakturę do kontrahenta/kontrahentów, z którymi nie mamy wymienionych zgód na wysyłanie/otrzymywanie faktur, na ekranie pojawi się okno [Wnioskuj o zgodę na wymianę faktur] pokazane na poniższej grafice. W celu wysłania próśb zaznacz [Prośba o zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych przez tych kontrahentów] oraz [Akceptuj otrzymywanie faktur elektronicznych od tych kontrahentów] i kliknij [Zatwierdź]. Faktura wraz z prośbą oraz zgodą na otrzymywanie e-faktur zostanie wysłana do kontrahenta.

• Zmiana statusu

Po wysłaniu prośby do kontrahenta/kontrahentów, zmianie ulegną dwa statusy w kolumnach [Faktury sprzedaży Akceptacja otrzymywania] oraz [Faktury zakupu Akceptacja otrzymywania], co pokazuje poniższa grafika.

• Pełna kontrola nad relacjami zaufania

W dowolnym momencie możemy zmienić status wymiany faktur z kontrahentem. Po kliknięciu na wybraną pozycję na liście, po prawej stronie okna aplikacji pojawi się panel, w którym będziemy mogli [Wycofać zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych], ustawić automatyczne wysyłanie jak i importowanie dokumentów od danego kontrahenta. Więcej o ustawieniach automatycznych tutaj. Poniższa grafika przedstawia wspomniane opcje.

• Akceptacja zgody wysłanej przez kontrahenta

Jeśli kontrahent przyśle do nas fakturę, a nie posiadamy z nim obustronnej zgody na wymianę e-faktur, to poczas próby zaimportowania dokumentu do swojego systemu handlowego ujrzymy komunikat widoczny na poniższej grafice. Warto zwrócić uwagę na kolumnę [Status kontrahenta], która zawsze wyświetla aktualny status relacji z danym kontrahentem.

Po przejściu do menu [Kontrahenci] i wybraniu odpowiedniego klienta wystarczy kliknąć przycisk [Wyślij] by wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych od tego klienta i ustanowić obustronną relację.

Po wykonaniu w/w punktu będziemy mogli z powodzeniem obejrzeć podgląd przesłanego do nas dokumentu, jak również go zaimportować do wykorzystywanego przez nas systemu handlowego lub księgowego, jak i przesłać dokument do swojego biura księgowego. Warto zaznaczyć, że po wyrażeniu zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych zmianie uległ status w kolumnie [Status kontrahenta], co przedstawia poniższa grafika.