3.2.12 Import faktur do systemu handlowego biura księgowego

Jeśli klient lub biuro księgowe prześle do nas faktury, program maszfakture.pl poinformuje nas o tym fakcie za pomocą chmurki informacyjnej, która pojawi się w prawym dolnym rogu ekranu.

W celu odebrania dokumentów i dodania ich do systemu handlowego należy postępować zgodnie z poniższą procedurą:

• • Faktury zakupu

Przesłane przez kontrahentów dokumenty będą umieszczane na liście [FAKTURY ZAKUPU].

• • Zaznaczamy dokumenty

Zaznaczamy wybrane dokumenty do pobrania/zaimportowania do systemu handlowego. W przykładzie będzie to faktura zakupu otrzymana od firmy Firma Handlowa EMKA. Po zaznaczeniu jednej pozycji na liście po prawej stronie okna aplikacji pokaże się podgląd dokumentu. Oczywiście możemy zaznaczyć wiele dokumentów jednocześnie. Zbiorcza lista zaznaczonych dokumentów pojawi się po prawej stronie okna programu. W celu zaimportowania dokumentu do swojego systemu handlowego należy kliknąć przycisk [Import] znajdujący się u dołu panelu podglądu dokumentów, co przedstawia poniższa grafika.

• • Import dokumentu do systemu handlowego

Podczas importowania dokumentu do systemu handlowego, aplikacja maszfakture.pl może wykryć na fakturze nieprawidłowości, które wymagają aktualizacji. W takim wypadku na oknie importu w sekcjach wymagających poprawy pojawi się ikona z podpowiedzią, co należy zrobić oraz zmienionym kolorem czcionki (kolorem czerwonym zaznaczane są nowe elementy, kolorem pomarańczowym zaznaczane są elementy różniące się między fakturą a systemem handlowym). W przykładzie program wykrył konflikt z danymi kontrahenta oraz towarami. Poniższa grafika przedstawia okno dopasowywania.

Po kliknięciu w przycisk w oknie pojawią się przyciski: [Dopasuj] oraz [Dodaj]. Dopasowywanie służy do wskazania docelowego elementu w systemie handlowym. Dodawanie służy do dodania elementu do systemu handlowego. W przykładzie zaprezentowany zostanie trzeci przypadek, w którym dane kontrahenta zapisane w systemie handlowym różnią się od danych zawartych na dokumencie. W takim wypadku pod przyciskami Dopasuj i Dodaj pojawią się dwie opcje: [aktualizuj nazwę] oraz [aktualizuj adres], co pokazuje poniższa grafika.

W przykładzie wybierzemy opcję [aktualizuj nazwę] zaznaczając pole (tj. [✓]). Program automatycznie zamieni nazwę kontrahenta na nową, pobraną z faktury, zgodnie z poniższą grafiką.

Kolejnym krokiem jest wybranie opcji [aktualizuj adres] zaznaczając pole (tj. [✓]). Program automatycznie zamieni adres kontrahenta na nowy, pobrany z faktury zgodnie z poniższą grafiką.

Następnie należy rozwiązać problem z pozycjami na fakturze. Kliknięcie na pierwszą pozycję spowoduje wyświetlenie na ekranie informacji o produkcie oraz przycisków [Dopasuj] oraz [Dodaj]. Zasada ich działania została opisana wyżej. Jako, że w programie handlowym w kartotece towarów nie mamy pozycji z faktury, klikniemy przycisk [Dodaj], by asortyment w systemie handlowym został zaktualizowany.

Po kliknięciu przycisku [Dodaj] uaktywnią się pola [Typ] oraz [Indeks], które możemy zmienić i dostosować do nazewnictwa stosowanego w swoim systemie handlowym. W przykładzie zmienimy [Typ] asortymentu poprzez kliknięcie w pole, które wyświetli listę typów asortymentowych zawartych w systemie handlowym.

Kolejny krok to dopasowanie jednostki magazynowej. W tym celu wystarczy kliknąć przycisk [Dopasuj].

Na ekranie pojawi się okno [Wybór…], z którego należy wybrać odpowiednią jednostkę magazynową. W przykładzie lista zawiera tylko jedną pozycję, która zostanie wybrana.

Te same czynności zostaną wykonane dla drugiej pozycji z listy. Podczas importu faktury możliwa jest również aktualizacja danych związanych z płatnością. Wykonamy to klikając ikonę .

W tym kroku uaktualnimy termin płatności na fakturze, klikając przycisk [Dopasuj].

Na ekranie pojawi się okno [Wybór…], z którego należy wybrać odpowiedni termin płatności. W przykładzie lista zawiera trzy pozycje, z której zostanie wybrana pozycja [Odroczony 14 dni].

Po dokonaniu wszystkich poprawek, na koniec klikamy przycisk [OK].

• • Podsumowanie

Na koniec program maszfakture.pl wyświetli komunikat podsumowujący zaimportowanie dokumentów do systemu handlowego.

• • Pomyślne zaimportowanie dokumentów

Zaimportowane dokumenty zmienią swój status w kolumnie [Status FV (Kontrahenci)], co pokazuje poniższa grafika.

• • Prawidłowe odczytywanie zaimportowanego dokumentu przez system handlowy

Po przejściu do systemu handlowego (w przykładzie InsERT SubiektGT) ujrzymy prawidłowo zaimportowany dokument, co potwierdza poniższa grafika.