Praca zdalna w erze pandemii — jak zorganizować pracę w firmach i biurach księgowych, aby maksymalnie zabezpieczyć zdrowie klientów, pracowników i być odpowiedzialnym społecznie?

Data publikacji: 19 marca 2020 12:55 | Ostatnia aktualizacja: 19 marca 2020 13:21 | Kategorie: Aktualności, E-faktury, Import faktur, Porady

System pracy home office od lat zyskuje swoich zwolenników. Powszechnie panuje jednak przeświadczenie, że forma pracy zdalnej odpowiednia jest głównie dla freelancerów, specjalistów ds. social media, programistów czy grafików komputerowych. Czy księgowi i doradcy podatkowi mogą również wykonywać obowiązki zdalnie? Zdecydowanie tak, a w obecnej sytuacji wręcz do tego namawiamy! W artykule podpowiemy, jak zorganizować pracę zdalną i jakie narzędzia wykorzystać, aby taki tryb okazał się efektywny i wygodny.

Pandemia koronawirusa jest obecnie jednym z największych zagrożeń nie tylko dla gospodarki wielu krajów, ale również dla zdrowia i życia mieszkańców. Aby zminimalizować ryzyko zakażenia i przenoszenia wirusa, rząd zaapelował o pozostanie w domach i jeśli to możliwe — wykonywanie obowiązków zawodowych w trybie home office.

Praca zdalna w biurze księgowym

Wielu księgowych, którzy „od zawsze” pracują w biurach na samą myśl o zabraniu pracy do domu, poczuło przerażenie. Ale przecież… dostarczanie dokumentów, spotkania z klientami, konsultacje ze współpracownikami — w naszym zawodzie przeniesienie obowiązków do domu nie jest takie łatwe, a wynoszenie dokumentów z biura wręcz zabronione.

Taka postawa często wynika jednak nie z realnego braku możliwości, ale ze strachu, obaw i błędnych przekonań, że praca zdalna wymaga wdrożenia trudnych i drogich rozwiązań.

Dzięki nowoczesnym technologiom dostępnym na wyciągnięcie ręki, prostemu w obsłudze oprogramowaniu i… wypracowaniu dobrych nawyków,  przeniesienie obowiązków w tryb home office będzie łatwiejsze, niż myślisz.

Jakie narzędzia wykorzystać, aby zachować wysoką wydajność pracy?

Praca zdalna w firmach i biurach księgowych — przydatne narzędzia

To, jakie narzędzia najlepiej sprawdzą się w Twojej firmie, zależy przede wszystkim od jej specyfiki: liczby pracowników, trybu, w jakim pracujecie na co dzień oraz zasad współpracy z klientami. Poniżej przedstawimy kilka uniwersalnych, które sprawdzą się w większości firm i biur księgowych.

• VPN dostępu zdalnego. Jest to pierwszy i wydaje się najważniejszy element organizacji pracy zdalnej w biurach księgowych. Będzie zapewne wymagać pracy informatyka, jednak z doświadczenia wiemy, że większość biur korzysta z firmowych połączeń sieciowych. Sieć VPN dostępu zdalnego tworzy chroniony przez szyfrowanie i protokoły bezpieczeństwa wirtualny tunel połączenia pomiędzy komputerem pracownika a firmową siecią wewnętrzną, tak jakby ich urządzenia fizycznie znajdowały się w biurze stacjonarnym. VPN daje pewność, że nikt niepowołany z zewnątrz nie ma dostępu do określonych zasobów np. programów handlowych, księgowych, danych finansowych firm etc.
• Komunikatory. Jeśli w biurze księgowym pracują dwie osoby, z powodzeniem mogą porozumiewać się przez telefon, wiadomości SMS i e-maile. Jeśli jednak pracowników jest więcej, warto zadbać o dobre narzędzie, które usprawni przepływ informacji. Łatwe w obsłudze i darmowe umożliwiają wymianę komunikatów tekstowych, tworzenie grup i wątkó Najpopularniejsze i najczęściej wykorzystywane to Whatsapp i Facebook Messenger. W komunikacji grupowej świetnie sprawdzają się także Slack, Microsoft Teams oraz Facebook Workplace.
• Narzędzia do telekonferencji. Umożliwiają one przede wszystkim przeniesienie realnych spotkań do kanału online. Członkowie zespołu mogą wzajemnie się widzieć, udostępniać sobie dokumenty czy pulpity komputeró Najpopularniejsze to: Skype, Google Hangout, Microsoft Teams, Webex.
• Systemy do przechowywania i wymiany plikó Takie systemy to internetowe odpowiedniki półek z dokumentami. Mogą być one dostępne dla wszystkich lub określonych członków zespołu. Możesz przechowywać na nich dokumenty księgowe i/lub inne dokumenty istotne w pracy biura. Najpopularniejsze to Google Drive i Dropbox.

Dobry komunikator, system do telekonferencji i system do przechowywania i wymiany plików powinny być podstawowym pakietem narzędzi zespołu pracującego zdalnie. Ze względu na specyfikę, praca w biurze księgowym wymaga jednak dodatkowego oprogramowania, które precyzyjnie odpowie na potrzeby tej grupy zawodowej. Niezbędnym uzupełnieniem wszechstronnych programów powinien być system zapewniający sprawny obieg i transfer faktur pomiędzy firmą a obsługującym ją biurem księgowym. Mając świadomość, że w obecnym kryzysie koronawirusa powinniśmy ograniczać kontakty bezpośrednie do minimum, praca na dokumentach elektronicznych wydaje się jedynym słusznym rozwiązaniem. Do tego celu znakomicie sprawdzi się system maszfakture.pl. W obecnej dobie pandemii oferujemy wszystkim Klientom 2 miesiące bezpłatnego korzystania z programu w wersji premium, a do tego dorzucamy kilka darmowych OCR’ów.

Jak działa system maszfakture.pl i w jaki sposób wesprze pracę zdalną?

System maszfakture.pl pozwala przenieść wiele czynności związanych z fakturami do bezpiecznej przestrzeni online. Umożliwia on wygodne wystawianie, gromadzenie, wprowadzanie, importowanie oraz skanowanie faktur zakupu i sprzedaży do programów finansowo-księgowych. Zapewnia także bezpośrednie połączenie na linii firma – biuro księgowe – bez konieczności drukowania dokumentów, osobistych kontaktów i ryzyka przenoszenia wirusa.

maszfakture.pl w praktyce

Istnieje kilka scenariuszy pracy z systemem. Klient wystawia faktury sprzedaży w swoim programie handlowym. Poprzez prostą, jednorazową konfigurację swojego programu (np. Subiekta) z maszfakture.pl, wszystkie wystawione i wprowadzone faktury przesyła bezpośrednio do biura. Te z nich, które otrzymał w wersji papierowej skanuje aplikacją mobilną lub tradycyjnym skanerem i również udostępnia swojemu biuru. Minimum czynności, zero kontaktu i maksimum bezpieczeństwa. To jednak nie wszystko. Wdrożony moduł OCR umożliwia skanowanie faktur zarówno do programu handlowego, jak i księgowego przy zachowaniu pełnej kontroli podczas importu danych z faktur. Jeżeli współpracująca z Tobą firma, korzysta z programu, z którym nie posiadamy gotowej integracji – żaden problem. Proponujemy dwa rozwiązania:

• możliwość wystawiania faktur w maszfakture.pl – wówczas bez szczególnych konfiguracji i zbędnych czynności otrzymujesz faktury od klienta na swoje konto w systemie maszfakture.pl, a stamtąd pozostaje już prosty import do Twojego programu księgowego.
• klient generuje w swoim programie plik JPK_VAT lub JPK_FA, przesyła go Tobie drogą mailową, a dalej jak wyżej – prosty import faktur do Twojego programu księgowego.

Pamiętajcie jednak – gwarancją efektywnej pracy w domu jest połączenie sprawdzonych narzędzi z… dobrymi nawykami.

Home office — dobre nawyki ułatwiające pracę w domu

Jeśli jesteś przyzwyczajony do pracy w biurze, początki pracy w systemie home office mogą być trudne. To zupełnie normalna reakcja na zmianę. Pamiętaj jednak, że z każdym dniem będzie Ci coraz łatwiej. Jakie praktyki wesprą ten proces?

• Ustal nowe zasady pracy i poinformuj o nich klientó Przyzwyczajeni do osobistego dostarczania dokumentów klienci mogą poczuć się zaskoczeni zmianami. Zwłaszcza, jeśli dowiedzą się o nich, nie zastając nikogo w biurze. Aby uniknąć takich sytuacji, poinformuj o pracy zdalnej i nowym trybie obiegu dokumentów. Najlepszym sposobem będzie wysłanie e-maili z omówieniem nowych zasad pracy i zaproszeniem do korzystania z programu do obiegu faktur.

Ważne: uczul klientów, aby nie zostawiali dokumentów w skrzynce pocztowej. Choć takie rozwiązanie stosuje obecnie wiele biur księgowych, niesie ono za sobą ryzyko przenoszenia wirusa. Wiesz, że wirus może utrzymywać się w standardowych warunkach na kartonie, stali nierdzewnej czy plastiku nawet do 3 dni? To zupełnie niepotrzebne narażanie siebie oraz swoich bliskich. Zdecydowanie lepiej będzie, jeśli wszyscy zostaną w domu, a dokumenty trafią do biura księgowego w formie elektronicznej.

• Zaczynaj pracę codziennie o tej samej porze. Chodziłeś do biura na 8.00? Pracując w domu, podtrzymaj tę zasadę i codziennie o tej samej godzinie bądź gotowy do pracy. Dzięki utrzymaniu takiego systemu już na starcie poczujesz bezpieczną rutynę. Nie pracuj w piżamie i wyciągniętym dresie. Zmieniając strój, automatycznie przestawisz się na tryb „praca”.
• Codziennie rano twórz plan pracy i listę obowiązków do wykonania. Wykonane wykreślaj z listy. Dzięki zadaniowemu systemowi lepiej skupisz się na tym, co rzeczywiście masz do zrobienia.
• Pokonaj rozpraszacze. Aby poprawić skupienie i zapobiec dekoncentracji, możesz zainstalować w swoim komputerze specjalne oprogramowanie (np. AppDetox czy Cold Turkey), które na czas pracy uniemożliwi przeglądanie portali społecznościowych lub określonych serwisów i stron www.
• Zadbaj o regularne spotkania online. Wykonywane codziennie lub co drugi dzień telekonferencje, pozwolą Wam zachować więź i „utrzymają w ryzach” najmniej zmotywowanych członków zespołu. Podczas takiego spotkania omówcie najważniejsze dla biura kwestie oraz rozdzielcie zadania na kolejny dzień (lub dni, w zależności od częstotliwości spotkań).
• Jeśli pracownicy byli przyzwyczajeni do wspólnych wyjść na lunch i przerw na kawę, mogą wciąż się na nie umawiać, pozostając w domach. Wszystko dzięki zainstalowanym w większości komputerów kamerom. Takie spotkania pomogą zachować dobry kontakt, wprawią w lepszy humor i pozwolą rozładować napięcie. A to w tej stresującej sytuacji jest ogromnie ważne.

W trosce o zdrowie całego naszego zespołu oraz ich rodzin, team maszfakture.pl pracuje wyłącznie w trybie zdalnym. Jednocześnie informujemy, że niezmiennie pozostajemy do dyspozycji naszych Klientów. Z pomocą kilku sprawdzonych narzędzi, jesteśmy przygotowani do pracy w nowych warunkach i nieprzerwanie prowadzimy prezentacje online systemu, pomagamy w instalacji programu i służymy zdalną pomocą techniczną. Pisz, dzwoń i dbaj o swoje bezpieczeństwo (formularz kontaktowy dostępny tutaj).

Autor: Patrycja Rozynek

Wróć do bazy wiedzy