Co się zmieniło w pracy biur rachunkowych — nowe wyzwania dla księgowych w dobie pandemii i cyfryzacji

Data publikacji: 28 stycznia 2021 10:22 | Ostatnia aktualizacja: 28 stycznia 2021 11:00 | Kategorie: Aktualności, Porady

Pandemia COVID-19 wraz z galopującą cyfryzacją i istotnymi zmianami w prawie podatkowym znacząco zmieniła codzienność biur rachunkowych. Przed jakimi wyzwaniami stoją dziś księgowi? Jak sprawić, aby praca w nowych realiach była wygodna, efektywna i bezpieczna?

Nie ulega wątpliwości, że 2020 był rokiem pełnym wyzwań, prób i szukania… kreatywnych rozwiązań dla spowodowanych pandemią trudności. Te nie ominęły także branży księgowej.

Pandemia a praca biur księgowych — najważniejsze wyzwania

Najważniejsze wyzwania, przed którymi stoją dziś biura rachunkowe to:

• widmo utraty klientów z powodu kryzysu gospodarczego;
• konieczność podążania za zmieniającymi się jak w kalejdoskopie przepisami podatkowymi wynikającymi z tarcz antykryzysowych;
• konieczność wdrożenia nowych technologii usprawniających pracę biura rachunkowego w nowych pandemicznych realiach.

Dobrym podsumowaniem niezbędnych w tym zawodzie kompetencji (zwłaszcza w czasach COVID-19) może być zdanie wygłoszone przez Jerzego Koneckiego — prezesa Warszawskiego Oddziału Okręgowego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce podczas otwarcia konferencji „Wyzwania dla księgowych w 2018 roku”:

„zawód księgowego na pewno nie jest zawodem zanikającym, ale obecnie jest to zawód ludzi, którzy zostają zmuszeni do większego myślenia, znacznie większej edukacji, do lepszego wykorzystania osiągnięć technicznych”.

Widmo utraty klientów

Na skutek kryzysu gospodarczego wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych działających w branżach najbardziej dotkniętych przez pandemię, było zmuszonych zamknąć swoje działalności. Część właścicieli firm stoi na skraju upadłości, każdego dnia walcząc o przetrwanie. Takie realia sprawiają, że księgowi z obawą patrzą w przyszłość. Zupełnie niepotrzebnie. Jak pokazują statystyki, aż 84% przedsiębiorców obawia się zmian w przepisach podatkowych. Z powodzeniem można więc uznać, że w poszukiwaniu wsparcia i fachowej wiedzy, wielu z nich będzie szukać sprawdzonych kompetentnych księgowych.

W kontekście współpracy z aktualnymi klientami warto zmienić perspektywę i potraktować ten czas jako szansę. Szansę na realną pomoc przedsiębiorcom w bojach „z systemem” i znalezienie rozwiązań, które pomogą utrzymać ich biznesy na powierzchni. Taka postawa z całą pewnością zaprocentuje nie tylko tu i teraz, ale także w długofalowej perspektywie. Zadowolony klient będzie bowiem najlepszą rekomendacją Twoich usług.

Konieczność podążania za zmieniającymi się przepisami podatkowymi

Aż 40 proc. właścicieli i zarządzających firmami oraz osób z wyższych szczebli finansowego zarządzania firmami nie wie, z których zmian wprowadzonych przez tarczę antykryzysową firma skorzysta. W praktyce za wprowadzanie rozwiązań z tarcz antykryzysowych odpowiadają więc głównie księgowi. Aby Twoje wsparcie przyniosło realne korzyści, niezbędne jest precyzyjne podążanie za zmieniającymi się jak w kalejdoskopie zmianami podatkowymi.

Nieustanny rozwój i bycie na bieżąco to w tym zawodzie niezbędne „must do”. Trzeba przyznać jednak, że nadążanie za zmianami wprowadzanymi przez kolejne tarcze antykryzysowe jest wielkim wyzwaniem nawet dla profesjonalistów, działających w branży od lat. Zwłaszcza w takich okolicznościach, warto zmobilizować siły zespołu i korzystać ze wsparcia zewnętrznych ekspertów. Zdecydowanie lepiej dołożyć wszelkich starań, by rozwiać ewentualne wątpliwości, niż zostawić klienta samemu sobie lub co gorsza, wprowadzić go w błąd.

Nowe technologie usprawniające pracę biura rachunkowego w nowych pandemicznych realiach

Coraz więcej procesów księgowych odbywa się w sposób elektroniczny. Wiele wskazuje też na to, że właśnie w tym kierunku będą podążać zmiany w ustawie o rachunkowości. Postępująca cyfryzacja jest więc nieunikniona. Dodatkowym impulsem do reorganizacji kluczowych procesów i zamiany analogu na cyfrę, był wybuch pandemii i wynikające z niego obostrzenia. Na skutek wydarzeń ostatnich miesięcy nawet najbardziej zatwardziali tradycjonaliści przekonują się do e-faktur i elektronicznego obiegu dokumentów. Takie dane potwierdzają statystyki.
Podczas pandemii 62% biur księgowych zmieniło organizację pracy. 42% połączyło tradycyjną obsługę z pracą zdalną, a 22% zdecydowało się świadczyć usługi całkowicie zdalnie. Aby taki system okazał się efektywny, niezbędne jest jednak wdrożenia narzędzi umożliwiających efektywną komunikację zdalną.

Co możesz zrobić?

Aby praca zdalna okazała się owocna i satysfakcjonująca dla obu stron:

• ustal z klientami jasne zasady kontaktu i dostarczenia dokumentów;
• do obsługi każdego klienta oddeleguj konkretną osobę;
• udostępnij każdemu klientowi dedykowaną skrzynkę e-mail;
• zainwestuj w dobrej jakości oprogramowanie. Świetnym wyborem będzie tu system maszfakture.pl — kompleksowe rozwiązanie w zakresie wystawiania, gromadzenia, wprowadzania, importowania oraz skanowania faktur zakupu i sprzedaży do programów finansowo-księgowych. Poprzez zastosowanie gotowych integracji z programami handlowymi i księgowymi, będziesz mógł skanować papierowe faktury kosztowe, odczytywać dane z faktur elektronicznych, importować dokumenty z plików JPK_VAT, JPK_FA, JPK_V7M oraz wystawiać dokumenty księgowe. System posiada najważniejsze certyfikaty bezpieczeństwa, dzięki czemu gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych, a także otrzymał pozytywną opinię BUI Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Wdrożenie systemu maszfakturę.pl usprawnia pracę biur księgowych, małych i średnich firm, przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą lub samozatrudnionych.

Umów się na bezpłatną, niezobowiązującą prezentację zdalną systemu. Służymy wsparciem technicznym na każdym etapie współpracy.

Biuro Obsługi Klienta
tel. +48 61 222 94 01
bok@maszfakture.pl

Autor: Redakcja maszfakture.pl

Wróć do bazy wiedzy