Biuro Usług Informatycznych Stowarzyszenia Księgowych w Polsce
Data publikacji: 7 września 2017 01:28 | Ostatnia aktualizacja: 11 października 2017 09:14 | Kategorie: E-faktury
Korzyści płynących z wdrożenia elektronicznego obiegu faktur jest wiele. Jeżeli chcesz swoim klientom przesyłać efaktury, to musisz poznać zasady ich wystawiania.
Faktury – podstawowe informacje
Przedsiębiorca, który jest podatnikiem VAT, musi dokumentować sprzedaż towarów lub usług za pomocą faktur VAT. Z uwagi na sposób sporządzenia i przesłania tych dokumentów, wyróżnia się faktury papierowe i elektroniczne.
Faktura papierowa to faktura, która została sporządzona np. w programie komputerowym, ale wydrukowana i wręczona klientowi w formie papierowej. Jeżeli taka faktura zostanie wprowadzona do systemu komputerowego (np. przez zeskanowanie), a następnie wysłana drogą mailową, to będzie to już e faktura.
Wyznacznikiem tego, czy faktura jest fakturą elektroniczną, czy też papierową, jest zatem nie sposób jej sporządzenia, ale sposób jej dostarczenia nabywcy.
Elektroniczna faktura – kiedy możesz taką wystawić nabywcy?
Faktury w formie elektronicznej i papierowej należy zawsze wystawić w co najmniej dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz pozostaje u sprzedającego, drugi zaś otrzymuje nabywca.
Zanim przedsiębiorca roześle faktury w formie elektronicznej swoim klientom, powinien pozyskać ich zgodę. Warto wiedzieć, że przepisy nie precyzują, jak taka zgoda powinna być wyrażona, zatem przyjmuje się, że dopuszczalne jest wyrażenie zgody zarówno w formie pisemnej, elektronicznej, jak i ustnej. Niektórzy przedsiębiorcy idą o krok dalej – wystawiają nabywcom e faktury, uważając, że dopiero wyrażenie sprzeciwu kupującego zobowiąże ich do przesyłania im dowodu zakupu towarów lub usług w tradycyjny sposób.
Część przedsiębiorców przyjmuje, że zgodę na otrzymywanie e-faktur klient wyraża, opłacając pierwszą otrzymaną drogą elektroniczną fakturę.
O czym musisz pamiętać, przesyłając faktury online?
Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, każdy podatnik wystawiający faktury musi zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność takiego dokumentu. Przez autentyczność pochodzenia należy rozumieć, że faktura elektroniczna została wystawiona przez dostawcę towarów lub usług.
Faktury w formie elektronicznej muszą być przesyłane w takim formacie, aby zostało zminimalizowane ryzyko zmiany danych. To właśnie wspomniana integralność treści.
Ustawodawca przyjmuje, że płatnik wystawiający faktury online jest w stanie zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawionego dokumentu przez:
Aby e faktura mogła być obecna w obrocie gospodarczym, musi zawierać też pulę danych wskazaną w ustawach. Ten temat poruszamy w tym artykule.
Autor: Redakcja maszfakture.pl
Dotacje na innowacje – inwestujemy w waszą przyszłość Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
