Wszystko o OCR i skanowaniu faktur

Data publikacji: 29 stycznia 2019 10:43 | Ostatnia aktualizacja: 29 stycznia 2019 10:58 | Kategorie: OCR faktur


Wprowadzanie faktur do systemów handlowych i księgowych to zazwyczaj czasochłonny, a zarazem mozolny proces. Ponadto zadanie to musi zostać wykonane z dużą dokładnością, gdyż każda cyfra, litera czy przecinek odgrywają w tej kwestii kluczowe znaczenie. Jednym z dostępnych rozwiązań tego problemu jest skanowanie faktur oraz wykorzystanie narzędzia OCR, służącego do rozczytywania tekstu z dokumentów. Na czym dokładnie ono polega?

Program OCR – co to jest?

OCR to skrót od angielskiego terminu Optical Character Recognition, co w tłumaczeniu oznacza optyczne rozpoznawanie znaków. Oprogramowania tego typu wykorzystywane są do konwersji i odczytu zeskanowanych dokumentów. Ściślej mówiąc, proces OCR polega na wyodrębnieniu tekstu z obrazu strony.

Pliki dostarczane drogą elektroniczną, faksem czy pochodzące ze skanera, nie posiadające możliwości edytowania znaków tekstowych, dla komputera są jedynie zestawem dużej ilości pikseli, które razem składają się na obraz tekstu. Zadaniem procesu OCR jest analiza tego obrazu, a na jej podstawie wyodrębnianie tekstu możliwego do edycji. W efekcie istnieje opcja zaznaczania, kopiowania oraz przenoszenia rozpoznanych treści do różnych aplikacji. To z kolei eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych np. z zeskanowanych faktur.

Skanowanie faktur przy użyciu systemu OCR

Program OCR skonfigurowany z odpowiednim systemem może znacznie rozszerzać swoją funkcjonalność. Najczęściej umożliwia automatyczne oraz półautomatyczne rozczytywanie wybranych informacji ze skanowanych faktur, które przechodzą bezpośrednio do programów handlowych i księgowych. Okaże się więc nieocenionym rozwiązaniem, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw, które dokonują akceptacji dużej ilości faktur.

OCR faktur

Ponadto skanowanie faktur przy użyciu narzędzia OCR jest niezwykle prostym, a zarazem krótkotrwałym procesem. Wystarczy w tym celu wykorzystać aparat telefonu lub standardowy skaner, a następnie wprowadzić dokument do programu. Co istotne, jego format, kolor czy czcionka nie wpływają na pracę oprogramowania. OCR rozpocznie dekodowanie obrazu, a następnie przeniesie potrzebne dane do systemu handlowego lub księgowego Rozpoznana treść zeskanowanej faktury zostanie dokładnie przeszukana w celu znalezienia NIP-u, numery faktury, pozycji, wartości netto i brutto, jak również adresu czy daty wystawienia. Za pomocą OCR, poprzez wpisanie odpowiedniej frazy kluczowej, można także znaleźć znajdujący się w bazie dokument.

Korzyści i wady skanowania faktur z wykorzystaniem narzędzi OCR

Skanowanie faktur przy zastosowaniu programu OCR może nieść ze sobą szereg korzyści m.in.:

  • redukcję czasu na przepisywanie i wyszukiwanie faktur,
  • skrócenie procesu rejestracji faktur,
  • mniejsze nakłady na obsługę faktur w przedsiębiorstwie i biurze księgowym,
  • możliwość umieszczania dokumentów w elektronicznym archiwum,
  • przeszukiwanie faktur przy użyciu słów kluczowych.

Należy pamiętać jednak, że ich znaczenie zależy od tego, czy OCR został wdrożony w odpowiedni system, a tym samym współpracuje z odpowiednimi mechanizmami.

Największą wadą OCR faktur jest kwestia skuteczności – nie radzi on sobie z fakturami pisemnymi, a efektywność przy fakturach drukowanych zależy od jakości druku, zrobionego zdjęcia, skanu i oświetlenia. Skuteczność działania oprogramowania na plikach słabych jakościowo jest nieco niższa, ale jeśli pojawi się problem, to program wie w którym miejscu miał on miejsce. Sam zaznacza to użytkownikowi, którego zadaniem jest weryfikacja i poprawienie błędu.

Autor: Tomasz Nowakowski

Wróć do bazy wiedzy