System fakturowania w dobie cyfryzacji

Data publikacji: 26 lutego 2019 13:37 | Ostatnia aktualizacja: 26 lutego 2019 13:37 | Kategorie: E-faktury


Szeroko rozumiana cyfryzacja jest coraz łatwiej dostrzegalnym zjawiskiem, silnie oddziałującym na różne strefy życia społecznego, gospodarki czy działalności przedsiębiorstw. Jednym z jej przejawów jest możliwość przetwarzania dokumentów papierowych na ich elektroniczną wersję. Znalazło to odzwierciedlenie w wytycznych Komisji Europejskiej, według których e-faktury mają stać się głównym systemem fakturowania w krajach członkowskich. Czym są systemy OCR? I czy jest to najlepszy system importu faktur?

E-faktura a faktura ustrukturyzowana

Widoczne w 2019 roku silne trendy cyfryzacji dokumentów wiążą się głównie ze znaczną redukcją kosztów oraz z oszczędnością czasu. Pojęcie faktury elektronicznej znane jest w polskich realiach oraz prawie od momentu wejścia ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku. Wraz ze zmianą przepisów z 26 listopada 2018 roku wprowadzono również pojęcie faktury ustrukturyzowanej. Jaka jest między nimi różnica?

Faktury elektroniczne, występujące np. w formie obrazu graficznego, pliku PDF, wymagają wprowadzenia danych do systemu księgowego przez pracownika. Z kolei elektroniczne faktury ustrukturyzowane umożliwiają automatyczne przekazywanie oraz przetwarzanie w systemach finansowo-księgowych, bez udziału człowieka.

Jednym z efektów wdrożenia przepisów z dniem 1 listopada 2020 roku ma być wzrost konkurencyjności. Ministerstwo Rozwoju dołączyło również do międzynarodowej organizacji OpenPEPPOL, która ma umożliwić przedsiębiorcom m.in. komunikację z europejskimi instytucjami rządowymi w zakresie dostaw publicznych.

Optical Character Recognition, czyli programy OCR

OCR to technologia optycznego rozpoznawania znaków, wykorzystywana do wyodrębnienia tekstu z obrazu strony. Programy tego typu są więc stosowane w przypadku plików, które nie posiadają opcji edytowania znaków tekstowych np. skany czy PDF-y. Systemy OCR okazały się rewolucyjnym rozwiązaniem w przypadku skanowania i importowania faktur, gdyż prowadzą do znacznej redukcji czasu w zakresie przepisywania, wyszukiwania i rejestracji faktur.

Niestety, technologia ta nie jest pozbawiona wad. Oprogramowanie OCR nie zapewnia 100-procentowej skuteczności, a tym samym wymaga ludzkiej weryfikacji. Ponadto jego funkcjonalność jest zależna od tego, czy zostało ono skonfigurowane z odpowiednim systemem.

Skuteczny sposób importu faktur?

Jednym z nich jest system maszfakture.pl, który łączy aż pięć różnych metod importu danych. Ze względu na swoją skuteczność, rozwiązanie to jest rekomendowane przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Maszfakture.pl pozwala wyeliminować konieczność ręcznego wprowadzania faktur sprzedaży i zakupu do programów handlowych i księgowych.

Narzędzie importuje bezpośrednio faktury z systemu Klienta, który posiada zintegrowany z nim program handlowy (Sage, InsERT, Optima czy Asseco Wapro), co jest aktualnie najskuteczniejszą metodą importu danych. Jak to działa?

Zobaczcie sami:

Istnieje także możliwość importowania dokumentów z plików JPK_VAT lub JPK_FA – wystarczy, że klient wygeneruje w swoim systemie Jednolity Plik Kontrolny.

Maszfakture.pl to kompleksowe narzędzie do wystawiania, wprowadzania, gromadzenia oraz importowania faktur. Działania systemu objęte są skutecznymi certyfikatami bezpieczeństwa, umożliwiającymi efektywną i ostrożną cyfryzację dokumentów.

Autor: Tomasz Nowakowski

Wróć do bazy wiedzy