Kiedy można wystawić duplikat faktury?

Data publikacji: 13 października 2017 11:42 | Ostatnia aktualizacja: 13 października 2017 11:42 | Kategorie: Vademecum Przedsiębiorcy


Faktura VAT służy dokumentowaniu określonych zdarzeń gospodarczych i stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Bywa jednak, że faktura ulegnie zniszczeniu lub zaginięciu, wówczas trudno udowodnić zasadność odliczenia określonej kwoty podatku. Możliwe jest jednak wystawienie duplikatu faktury. Pozostaje jednak pytanie, kiedy można wystawić duplikat faktury i jak to wygada w praktyce?

Zdarzenia uprawniające do wystawienia duplikatu

Szczegółowe kwestie dotyczące wystawiania duplikatów faktur zostały uregulowane w art. 106l ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Ustawodawca określa dwa przypadki, kiedy wystawiany jest duplikat faktury. Można go wystawić w sytuacji zaginięcia faktury pierwotnej bądź jej zniszczenia. Bez znaczenia pozostaje fakt, u jakiego podmiotu – podatnika czy nabywcy, doszło do danego zdarzenia losowego.

Podmiot wystawiający duplikat

Duplikat faktury może być wystawiony zarówno przez samego podatnika, jak i upoważnioną przez niego osobę trzecią do wystawiania faktur. Zniszczenie faktury oraz jej zaginięcie stanowią zdarzenia losowe będące podstawą do formalnego wniosku o wystawienie duplikatu. Należy pamiętać, że wystawca bez żądania nabywcy, nie ma prawa do wystawienia duplikatu. To nabywca musi wystąpić ze stosownym wnioskiem (art. 106l ust. 1 pkt 1). Ustawa nie określa jednak, jaką formę ma mieć wniosek – ustną czy pisemną.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku samofakturowania, kiedy to faktury sprzedażowe wystawia sobie sam nabywca towarów i usług.  Wówczas  jeżeli pierwotny egzemplarz faktury zaginie lub zostanie zniszczony, nabywca nie ma obowiązku prosić  podatnika o wystawienie duplikatu faktury, tylko robi to sam. Wniosek będzie wymagany, w przypadku, gdy faktura pierwotna zaginie bądź zostanie zniszczona u podatnika. Podatnik, chcąc otrzymać duplikat faktury, musi się zwrócić z żądaniem do nabywcy, który dokonuje samofakturowania (art. 106l ust. 1 pkt 2).

Duplikat faktury dokumentujący dostawę towarów, o której mowa w art. 18 ustawy o VAT, potwierdzający ciążący na dłużniku obowiązek podatkowy, może być wystawiany w imieniu i na rzecz dłużnika również przez organy egzekucyjne określone w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz komorników sądowych wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Konieczny jest wówczas wniosek nabywcy bądź dłużnika (art. 106l ust. 1 pkt 3).

Elementy duplikatu faktury

Duplikat zawiera dokładnie takie same dane, które były zawarte na fakturze pierwotnej będącej w posiadaniu podatnika, nabywcy lub dłużnika. Należy jednak pamiętać, że faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia. W przypadku zagubienia duplikatu faktury możliwe jest wystawienie kolejnego duplikatu na podstawie wniosku upoważnionego podmiotu. Przy czym duplikat będzie zawierał już nową datę wystawienia, inną od daty z poprzedniego duplikatu. Duplikat faktury podobnie jak faktura pierwotna stanowi dokumentację określonych na niej zdarzeń gospodarczych i ma taką samą moc prawną.

Autor: Redakcja maszfakture.pl

Wróć do bazy wiedzy