Biuro Usług Informatycznych Stowarzyszenia Księgowych w Polsce
Data publikacji: 29 marca 2019 11:55 | Ostatnia aktualizacja: 29 marca 2019 12:05 | Kategorie: E-faktury, Import faktur, OCR faktur
Przedsiębiorstwa codziennie realizują nawet kilkaset zleceń. Na każde z nich musi zostać wydana podstawa do rozliczenia. W całej Polsce rocznie wystawia się ok. 1,5 mld faktur, a ich obsługa jest bardzo kosztowna. Dzięki maszfakture.pl już teraz można obniżyć te wydatki.
Pojęcie “importu faktur” jest znane firmom od dawna, w praktyce jednak okazuje się, że wiele z nich nie korzysta z dobrodziejstw importowania. Dotychczas wszelkie dane znajdujące się na wersji papierowej musiały być wprowadzane ręcznie. Podobnie było w przypadku faktur elektronicznych. Osoby prowadzące rachunkowość czekała żmudna praca polegająca na przepisywaniu kolejnych pozycji z tabeli. Nawet przy zachowaniu należytej staranności, łatwo jest popełnić błąd.
Niedawne zmiany w prawie uwzględniły postęp technologiczny. W ustawie o podatku od towaru i usług z 26 listopada 2018 roku wprowadzono pojęcie “faktury ustrukturyzowanej”. Jego przyjęcie wraz z obowiązkiem elektronicznego raportowania i tworzenia Jednolitych Plików Kontrolnych zmienia przyzwyczajenia przedsiębiorców, którzy potrzebują wsparcia rozwoju obsługi faktur.
Główne metody importowania faktur
Przedsiębiorcy wystawiając faktury korzystają z różnych rozwiązań, formatów i standardów. Zmagają się także z dostosowaniem ich do nieustannych zmian w prawie. Wdrożenie jednolitego rozwiązania pozwala znacząco przyspieszyć proces obsługi. W ramach jednego systemu udało się nam połączyć kilka metod importowania faktur. W ten sposób księgowi i przedsiębiorcy mają pewność, że wszystkie wrażliwe dane znajdują się w bezpiecznym miejscu.
Wiele firm nadal wystawia wyłącznie faktury papierowe. Ich obsługa może być sprawniejsza, o ile przedsiębiorcy lub księgowi będą decydować się na skanowanie dokumentów. System maszfakture.pl bazuje na udoskonalonej technologii OCR, która pozwala na wczytanie pełnej wersji zeskanowanej faktury do programów handlowych i księgowych. Dzięki samouczącycm się mechanizmom każdy kolejny import skanu faktury będzie o kilka procent skuteczniejszy.
Idąc krok dalej – technologia OCR okazuje się efektywniejsza dla faktur elektronicznych otrzymywanych od kontrahentów i klientów za pomocą np. tradycyjnego e-maila. Tego rodzaju pliki wystarczy zapisać we wskazanej za pomocą maszfakture.pl lokalizacji, a system samoczynnie pobierze zawartość folderu do aplikacji. Po weryfikacji dokumentu, faktura jest gotowa do importu.
Uzupełnieniem powyższego są aplikacje mobilne dostępne dla systemów Android oraz iOS. Każda sfotografowana faktura natychmiastowo znajduje się w desktopowej wersji systemu zarówno po stronie firmy, jak i zewnętrznego biura księgowego, skąd za pomocą technologii OCR możliwy jest jej import. Zagubione faktury to już przeszłość.
To metoda importu skierowana do biur księgowych, których klienci korzystają z mniej popularnych rozwiązań fakturowych. W świetle zmian prawnych oraz obowiązku generowania Jednolitych Plików Kontrolnych, większość dostępnych na rynku programów ma taką funkcję. System maszfakture.pl posiada gotową integrację z większością programów do fakturowania za pomocą wygenerowanych plików JPK. Import z JPK_VAT lub JPK_FA jest przeprowadzany w intuicyjny sposób i jest niezwykle prosty.
Unikalną funkcją maszfakture.pl jest możliwość bezpośredniego importu danych z faktur wygenerowanych przez najpopularniejsze programy handlowe takich producentów jak Sage, InsERT, Asseco Wapro lub Optima. Informacje są pozyskiwane z programu handlowego firmy i przekazywane do programu kontrahenta lub oprogramowania zewnętrznego biura rachunkowego. Jednorazowa konfiguracja maszfakture.pl pozwala w prosty sposób przenieść dane, zapewniając bezpieczny import faktur.
To nie koniec zalet maszfakture.pl – jest to także bezpłatny program do wystawiania faktur. Każda z nich może być bezpośrednio zaimportowana do programów księgowych.
Wszystko to sprawia, że system jest kompleksowy, dzięki czemu prowadzenie ewidencji faktur jest łatwe i przyjemne. Główną korzyścią skorzystania z maszfakture.pl jest rzeczywiste obniżenie kosztów obsługi transakcji. Szacuje się, że program pozwala aż ośmiokrotnie zmniejszyć nakład pracy. Wreszcie prowadzenie księgowości elektronicznej może w pełni przełożyć się na wzrost produktywności.
Autor: Tomasz Nowakowski
Dotacje na innowacje – inwestujemy w waszą przyszłość Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
